COVID-19

UPDATES DE HEALTHONE 

Sciensano : Restez au courant des informations et procédures !

Ces procédures sont susceptibles d’être adaptées régulièrement ​en fonction de la situation épidémiologique.
→https://covid-19.sciensano.be/fr/covid-19-procedures

8 mai 2020

Mise à jour de HealthOne

Tenant compte de vos remarques et des nouvelles réglementations, nous venons de distribuer une nouvelle mise à jour (9.0.4.2924) qui contient différentes améliorations pour la plupart liées à la situation sanitaire actuelle.

Plus d’informations…

Nous espérons que ces quelques modifications vous faciliteront la tâche.

14 Avril 2020

Mise à jour de HealthOne

Nous allons distribuer une nouvelle mise à jour où nous avons amélioré différents points d’attention.

Qu’est-ce qui va changer après cette version ?

Mails vers les patients
. La distribution des mails se fait maintenant normalement et dans des délais corrects.
. Vous recevez une alerte si le mail du patient n’a pas un format correct : contrôle sur @xxxxx.xxx. Le nom de domaine est vérifié nous n’avons aucun moyen de vérifier ce qui précède l’ « @ ».
. Certains parmi vous souhaitaient que l’on ajoute une zone : email de la pharmacie, ceci est fait.

Vidéo consultation
Nous vous proposons deux solutions pour faire des consultations par vidéo-conférence. Dans les 2 cas, la solution est mise à disposition gratuitement jusque fin mai.

. Helena : A partir de HealthOne, vous pourrez démarrer une téléconsultation via Helena. HealthOne vous permet d’accéder à cet outil néanmoins tout transite via la plateforme Helena, notre support ne pourra pas intervenir en cas de dysfonctionnement. Vous pouvez visualiser le tutoriel ICI.
. Doctena : Pour les clients qui ont l’agenda Doctena lié à HealthOne, une nouvelle fonction de téléconsultation est disponible gratuitement jusque fin mai. Vous pouvez demander directement l’activation de cette fonctionnalité via ce lien.
. Pour ceux qui souhaiteraient intégrer Doctena à HealthOne, n’hésitez pas à prendre contact avec nous. Cliquez-ici.

De nouveaux codes pour les psychiatres et les psychologues
L’Inami a prévu la possibilité d’attester les vidéo-consultations via la formule du tiers-payant, les codes nomenclature sont disponibles dans HealthOne.

E-attest
Il y aura un contrôle de vos données avant l’envoi des e-attests. Par exemple : BCE

Questionnaire Triage Covid-19
Nous avons aussi ajouté un lien direct vers un questionnaire d’évaluation de l’état du patient dans le cadre du triage Covid-19. Ce questionnaire a été développé par le département de médecine générale de la KU Louvain. Vous trouverez tous les détails via ce lien.

3 Avril 2020

Afin de vous permettre d’être plus rapidement informé de l’évolution des recommandations de Sciensano concernant Covid-19, vous pouvez installer via Microsoft Store un nouvel outil développé par HealthOne.

Nous pourrons aussi utiliser ce canal pour vous envoyer des messages concernant votre logiciel HealthOne.

Avertissement :
Si vous rencontrez un problème à l’installation, vous pouvez simplement l’arrêter. Cet outil n’est pas indispensable pour travailler avec HealthOne, il s’agit juste d’un canal de communication supplémentaire que nous mettons à votre disposition.
Il est inutile de prendre contact avec notre support pour aider à l’installation, il ne pourra rien faire.

Comment est-ce que cela fonctionne ?

Très simplement : cliquez sur le lien suivant : https://www.microsoft.com/store/apps/9NMHZ7BM5FNG
Vous êtes immédiatement sur le site de Microsoft.

1/ Cliquez sur “Télécharger”.

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2/ Cliquez sur “Ouvrir Microsoft Store”.

Vous êtes maintenant dans le Microsoft Store et vous ne devez pas créer un compte.

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3/ Cliquez sur « Lancer ».

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4/ L’outil s’installe et vous obtenez cette confirmation :

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A partir de là, quand nous envoyons un message, vous le verrez apparaître en-haut à droite de votre écran :

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Pour consulter ces informations, choisissez la langue ou si vous le souhaitez, vous pouvez différer en cliquant sur “Répéter” (avec aussi la possibilité de définir la fréquence).

31 Mars 2020

Dans cette période où tout évolue au quotidien, nous avons fait le nécessaire pour améliorer l’envoi de documents par email à vos patients.

Afin de nous affranchir définitivement des limites de Microsoft, nous avons complètement revu notre système d’envoi. La nouvelle solution a été déployée hier après-midi ce qui a généré quelques erreurs et demandé certains ajustements. Dès maintenant, les mails sont de nouveau envoyés normalement (sans crainte de problème de quota).

Ces modifications sont effectuées sur notre serveur, une mise à jour de HealthOne n’est pas nécessaire.

Il reste quelques éléments à améliorer :
. Les mails vers Skynet.be, Proximus.be, Belgacom.net & Yahoo prennent un moment avant d’être reçus par les patients. En effet, ces fournisseurs refusent l’envoi car ils détectent trop d’emails envoyés depuis le même serveur. Notre serveur renvoie plusieurs fois ces emails à intervalles réguliers : ils sont donc finalement délivrés avec succès). Nous sommes en contact avec ces fournisseurs pour améliorer le flux.
. Certains emails arrivent dans les spams chez les patients, il vous appartient dès lors de demander à vos patients de contrôler leurs emails indésirables.
. Il n’y a pas encore de retour en cas d’email incorrect ou d’erreur (boite email pleine, …) mais là aussi, il est important que votre patient soit vigilant.

Nous travaillons en continu à l’amélioration de cette nouvelle solution.

27 Mars 2020

Vous trouverez ci-dessous une communication importante et commune de tous les centres de médecine générale.

Ces derniers jours, vous nous avez envoyé un formulaire « COVID-19 : situation quotidienne dans votre cabinet » et nous vous en remercions. Grâce à cela, nous pouvons avoir une vue de votre contribution ainsi que de vos besoins dans votre pratique quotidienne en cette période de crise. Nous sommes conscients que la situation évolue de jour en jour. C’est la raison pour laquelle, il est important que vous nous remontiez les informations au quotidien. Ainsi pourrons-nous tenter d’anticiper vos besoins, car c’est vous qui vous trouvez en première ligne.
C’est pourquoi, nous vous enverrons un rappel ce soir entre 18h et 22h pour enregistrer à nouveau la situation dans votre cabinet.

Où trouver ces eForms?

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Assurez-vous que votre connexion eHealth est active.

Ouvrez un dossier patient et allez dans Outils / Exécuter une eForm
Ouvrez alors : Covid-19 eForm

24 Mars 2020

En ce moment, notre pays et le reste du monde traversent une crise sanitaire sans précédent. Le covid-19 nous plonge dans une période d’incertitude. Cela appelle à une solidarité inédite. Ensemble, nous pouvons contenir la propagation du coronavirus.

Tous aux postes

La sécurité et la santé de nos employés et de nos clients sont notre priorité absolue. C’est pourquoi nous travaillons entièrement par le biais du télétravail depuis cette semaine. Vous pouvez donc continuer à compter sur nous par e-mail et/ou par téléphone. Même dans les moments difficiles, nous sommes là pour vous.

Quel impact sur nos services ?

. Formations : elles se poursuivront en ligne. Vous pouvez toujours réserver une formation dans l’agenda des formateurs via notre site web https://calendly.com/formation-fr.

. Service commercial : tous nos vendeurs sont joignables par téléphone et par courrier électronique. Toutefois, il n’y aura plus de visite sur place.

. Helpdesk : nos agents du support sont également joignables par téléphone et par courrier électronique. Au téléphone, ce ne sera pas vraiment comme vous en avez l’habitude. Pour que ce service puisse également travailler à domicile, nous avons mis en place un standard temporaire via le Cloud. La seule chose que vous entendrez, c’est un peu de musique quand vous serez en attente. Votre appel sera traité dès que l’un des agents sera disponible.Dans la mesure du possible, essayez d’utiliser le canal du courrier électronique (support@hdmp.com) pour les contacter. Vous aurez sans doute déjà remarqué qu’en raison de l’énorme pression exercée sur ce service, les délais d’attente sont beaucoup plus longs que la normale. Nous faisons tout notre possible pour vous aider tous aussi bien et aussi vite que possible dans cette situation très exceptionnelle.

Nous vous rappelons également que notre service d’assistance est ouvert de 8 h30 à 17 h.

. Développement : notre équipe de développement travaille à domicile et fait tout le nécessaire pour mettre au point les ajustements urgents (demandés par l’INAMI), les outils supplémentaires et autres demandes dans les plus brefs délais. Nous essayons de faire en sorte que vous disposiez des outils nécessaires pour traverser cette période difficile.

Restez au courant des derniers développements et des nouvelles concernant le coronavirus et les initiatives que nous prenons en suivant notre page spéciale COVID 19 sur hdmp.com.
En attendant, prenez bien soin de vous, nous avons besoin de vous!
Toute l’équipe HealthOne

23 Mars 2020

Nous rencontrons un problème inattendu concernant l’envoi de mails vers vos patients.

Jusqu’à présent, nous n’avions jamais atteint le quota autorisé sur le serveur que nous employons.
Bien entendu, depuis la crise que nous connaissons, ce quota est largement dépassé et vous oblige à patienter jusqu’à ce que celui-ci revienne à la normale.
Ce n’est pas acceptable, et toute notre équipe du développement cherche une solution au plus vite.

Si vous recevez une erreur lors de l’envoi de mails vers vos patients, vous avez 3 possibilités :

  • Envoyer le certificat (seulement à partir des canevas) avec HELENA (vous trouverez plus d’infos dans AIDE>Contenu>HELENA)
  • Envoyer le certificat (ITT ou canevas) en sauvegardant le document en PDF et en l’envoyant depuis votre messagerie (procédure ICI)
  • Patienter quelques heures le temps que le flux diminue et que l’envoi des mails soit à nouveau possible

Nous sommes bien conscients que c’est le plus mauvais moment pour ce genre de désagréments : c’est pour cela que nous vous assurons que tout est mis en œuvre pour trouver une solution au plus vite.

20 Mars 2020

Communication importante et commune des centres universitaires de médecine générale de Louvain, Anvers, Gand et de Sciensano, Domus Medica et la SSMG

Chèrs confrères,

La pandémie COVID-19 nous demande beaucoup. D’un coup nous devons changer notre manière de travailler : certains soins sont suspendus, nous nous organisons avec des postes de triage, nous sommes confrontés à des pénuries d’équipements médicaux nécessaires pour protéger nos patients et nous-mêmes.

Actuellement la surveillance se concentre sur les cas diagnostiqués et hospitalisés. Les chiffres que nous recevons quotidiennement par de nombreux canaux concernent les patients que nous envoyons et auxquels nous sommes admis. Nous disposons de peu d’informations de ce qui se passe chez nous.
. Nos généralistes réussissent-ils à s’adapter aux changements entrainés par la crise COVID-19?
. Y a-t-il des cabinets qui sont en difficultés?
. A cause de l’absence de collègues ou du manque d’équipement médical?
. Combien de personnes ayant des problèmes respiratoires sont vues chaque jour?

Avec votre aide, nous aimerions avoir plus de visibilité sur l’impact de cette pandémie dans nos cabinets, centres de soins et postes de triage. C’est pourquoi les centres universitaires de médecine générale de Louvain Anvers et Gand, Sciensano, Domus Medica et la SSMG ont développé un court questionnaire avec lequel nous souhaitons suivre la situation au quotidien. Ce suivi sera visualisé aux niveaux régional (cercle), provincial, régional et national afin que nous puissions détecter d’éventuelles difficultés. Ces données seront aussi utilisées quotidiennement pour informer les différentes autorités.

Concrètement nous vous demandons de participer en tant que médecin généraliste à cette surveillance

Dans votre DMI, vous trouverez un nouveau formulaire électronique avec le titre « COVID-19 situation quotidienne dans votre pratique ». Nous aimerions qu’un médecin par cabinet complète ce formulaire électronique à la fin de chaque journée. Le remplissage du formulaire dure au maximum cinq minutes. Ce sont les mêmes questions chaque jour. Vous envoyez cet eForm via eHealth au Dr. Bert Vaes, qui coordonne ce projet. Vos données sont ensuite visualisées quotidiennement par Doclr (https://vioras.be) pour suivre l’impact de l’épidémie sur les soins de première ligne en Belgique et éventuellement identifier des en difficultés.

Aucune information concernant vos patients est demandée. Les questions concernent uniquement l’organisation et l’impact sur votre pratique quotidienne. Pour compléter le formulaire dans votre DMI, il faut ouvrir le dossier d’un patient (réel ou fictif) mais aucune donnée de ce patient sera envoyée.
 
De cette façon, nous espérons rendre visible notre travail de médecin généraliste dans la lutte contre la pandémie de COVID-19 pour nous, les autorités et la population. Naturellement, ce projet ne peut réussir que si nous nous engageons tous ensemble.

Bien à vous,

Les centres universitaires de médecine générale de Louvain Anvers et Gand, Sciensano, Domus Medica et la SSMG

19 Mars 2020

Une nouvelle version est disponible dans le live update. Celle-ci s’installera automatiquement: vous ne devez pas faire d’action spécifique.
Dans notre dernier mailing, nous parlions de temps exceptionnels: l’actualité nous oblige à nous adapter sans cesse.

Pourquoi encore une nouvelle version?

Nous avons reçu de nouvelles directives concernant les codes de nomenclature qui ont été ajoutés suite à la crise COVID-19. En surface rien ne change: mais le format d’envoi en arrière-plan des factures électroniques a dû être adapté. De plus, nous avons reçu de nouveaux documents officiels concernant les patients potentiellement atteints du virus. Nous les avons ajoutés dans les canevas.

Nous avons réalisé une petite vidéo qui reprend les principales améliorations concernant le coronavirus et ses implications.
Cliquez ici pour la visionner.

17 Mars 2020

La situation actuelle nous oblige également à adapter nos méthodes de travail pour protéger au mieux nos employés afin de maintenir la continuité de nos services.

Les mesures suivantes vont être mises en place:
. Toutes les formations seront remplacées (si possible) par une formation en ligne.
. Notre équipe commerciale restera disponible (pour le moment)

. Notre service support sera organisé de la manière suivante :
Nous travaillerons en deux équipes. L’équipe 1 répondra en permanence au téléphone et prendra note de votre question afin que l’équipe 2 puisse vous rappeler avec les bonnes solutions. Concrètement, cela signifie que les personnes que vous aurez en ligne auront une fonction de triage et n’appliqueront pas immédiatement une solution. Le problème signalé sera ensuite transmis à l’équipe 2.
Un agent du support vous contactera ensuite par téléphone ou par courrier électronique.
Toutes les équipes continuent à travailler à plein temps pour vous soutenir dans cette période difficile.
Le support, durant cette période, fermera à 17h.
Nous vous remercions pour votre confiance et votre compréhension.

16 Mars 2020

En ces temps exceptionnels, HealthOne s’adapte à votre quotidien.

Voici les modifications qui ont été ajoutées:
. Un nouveau canevas: document de mise en quarantaine obligatoire sur suspicion de contamination au virus COVID-19.
. Les termes COVID-19 confirmé et COVID-19 auto isolé ont été ajoutés.
. Vous avez désormais la possibilité d’envoyer les ITT par mail aux patients, avec votre signature. Plus d’informations ici

Remarque importantes
Si vous rencontrez des difficultés à télécharger cette mise à jour, veuillez consulter le document d’aide ici.
Il est possible qu’il faille quelques minutes avant que le live update ne se lance automatiquement après la mise à jour: concrètement, les termes ou canevas ne seront peut-être pas disponibles dans les toutes proches minutes après l’exécution de la mise à jour.
Vous pouvez toujours la lancer manuellement via Aide>Mise à jour via internet.

Les codes de nomenclatures pour les consultations par téléphone seront ajoutés dans les heures à venir: nous attendons encore les bases de données modifiées.
Nous espérons que ces quelques ajouts pourront vous aider au vu des jours qui s’annoncent.

Tutoriaux utiles

HealthOne & Helena

COVID-19, HealthOne s’adapte

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